1. Pengertian dan arti penting komunikasi
Manusia adalah makhluk sosial, dimana kegiatannya tidak
lepas dari berinteraksi dan berkomunikasi satu dengan yang lain. Tanpa adanya
komunikasi, manusia akan sulit untuk hidup karena manusia juga makhluk
yang tidak bisa hidup sendiri, tetapi membutuhkan bantuan orang lain.Maka dari
itu, kita perlu mengetahui pengertian dan manfaat adanya komunikasi di dalam
berorganisasi.
Pengertian Komunikasi adalah penyampaian pesan dari
komunikator (sender) kepada komunikan (receiver) melalui media tertentu dan
menyebabkan respon. Komunikasiadalah salah satu fungsi dasar dari manajemen
dalam organisasi. Sedangkan Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerjasama
untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi, Komunikasi dalam organisasi merupakan
suatu komunikasi atau proses untuk anggota menghimpun informasi yang
berhubungan dengan organisasinya dan merubah apa yang terjadi di
dalamnya.Komunikasi dalam suatu organisasi sangat penting supaya tidak terjadi
kesalahan dalam penyampaian informasi antar anggota suatu organisasi agar
tercapainya tujuan tertentu.
Sebuah interaksi yang bertujuan untuk menyatukan seluruh
aspek kepentingan bersama sangat dibutuhkan dalam sebuah tujuan berorganisasi.
Dengan kata lain, tanpa adanya sebuah interaksi yang baik di dalam sebuah
organisasi tidak akan mencapai tujuannya. Interaksi disini adalah mutlak
meliputi seluruh anggota organisasi yang dapat berupa penyampaian-penyampaian
informasi, instruksi tugas kerja atau mungkin pembagian tugas kerja. Interaksi
sebenarnya adalah proses hubungan komunikasi antara 2 orang atau lebih dimana
orang yang satu bertindak sebagai pemberi informasi dan orang yang lain
berperan sebagai penerima informasi. Intinya, korelasinya harus melibatkan dan
terfokus kepada orang-orang itu sendiri dalam suatu organisasi.
Dengan landasan konsep-konsep komunikasi dan organisasi
sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang
komunikasi dalam organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia
(human communication) yang terjadi dalam kontek organisasi. Atau dengan
meminjam definisi dari Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai
arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergabung satu
sama lain (the flow of messages within a network of interdependent
relationships).
Sebagaimana telah disebut terdahulu, bahwa arus komunikasi
dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal.
Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat
tegas. Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human
Communication, mencoba menguraikan masing-masing, fungsi dari kedua arus
komunikasi dalam organisasi tersebut sebagai berikut:
1. Downward communication, yaitu komunikasi yang
berlangsung ketika atasan mengirimkan pesan kepada
bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job
instruction)
b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas
perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)
c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan
yang berlaku (procedures and practices)
d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja
lebih baik.
2. Upward communication, komunikasi ini
adalah kebalikan dari “upward communication”,yaitu komunikasi yang terjadi ketika
bawahan mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari
bawah ke atas ini adalah:
a) Penyampaian informai tentang
pekerjaan - pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan
b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan
pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya
sendiri maupun pekerjaannya.
3. Horizontal communication,
yaitu komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun
bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi
horisontal ini adalah:
a) Memperbaiki koordinasi tugas
b) Upaya pemecahan masalah
c) Saling berbagi informasi
d) Upaya pemecahan konflik
e) Membina hubungan melalui
kegiatan bersama.
2. Jenis dan proses komunikasi
PROSES KOMUNIKASI
Contoh model komunikasi yang sederhana
digambarkan dibawah ini :
Pengirim—>Berita—>Penerima
Jika salah satu elemen
komunikasi tidak ada maka komunikasi tidak akan berjalan. Ada
komponen-komponen dalam komunikasi antara lain :
Pengirim(Sender=Sumber) adalah seseorang
yang mempunyai kebutuhan atau informasi serta mempunyai kepentinga
mengkomunikasikan kepada orang lain.
Pengkodean (Encoding) adalah pengirim
mengkodean informasi yang akan disampaikan ke dalam symbol atau isyarat.
Pesan (Massage), pesan dapat dalam segala bentuk
biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima.
Saluran (Chanel) adalah cara mentrasmisikan
pesan, misal kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan.
Penerima (Recaiver) adalah orang yang
menafsirkan pesan penerima, jika pesan tidak disampaikan kepada penerima maka
komunikasi tidak akan terjadi.
Penafsiran kode (Decoding) adalah proses
dimana penerima menafsirkan pesan dan menterjemahkan menjadi informasi yang
berarti baginya. Jika semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang
dimaksudkan oleh penerima, Maka semakin efektif komunikasi yang terjadi.
Umpan balik (Feedback) adalah pembalikan
dari proses komunikasi dimana reaksi kominikasi pengirim dinyatakan.
Didalam organisasi sangat membutuhkan
komunikasi. Adapun jenis- jenis komunikasi dalam organisasai antara
lain :
a. Komunikasi formal vs informal
Komunikasi formal adalah komunikasi yang
mengikuti rantai komando yang dicapai oleh hirarki wewenang. Komunikasi
informal adalah komunikasi yang terjadi diluar dan tidak tergantung pada
herarki wewenang. Komunikasi informal ini timbul karena adanya berbagai maksud,
yaitu
- Pemuasan kebutuhan manusiawi,
- Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan
membosankan,
- Keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang
lain,
- Sumber informasi hubungan pekerjaan.
Jenis lain dari komunikasi informasi adalah
adalah dasas-desusyang secara resmi tidak setuju. Desas-desus ini juga
mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.
b. Komunikasi ke bawah vs komunikasi ke atas
vs komunikasi lateral
Komunikasi kebawah mengalir dari peringkat atas
ke bawah dalam herarki. Komunikasi ke atas adalah berita yang mengalir darin
peringkat bawah ke atas atas suatu organisasi. Komunikasi lateral adalah
sejajar antara mereka yang berada tingkat satu wewenang.
c. Komunikasi satu arah dan dua arah
Komunikasi satu arah, pengirim berita
berkomunikasi tanpa meminta umpan balik, sedangkan komunikasi dua arah adalah
penerima dapat dan memberi umpan balik.
Bagaimanapun juga keefektifan komunikasi
organisasi dipengaruhi beberapa factor diantaranya :
Saluran komunikasi formal
Sruktur wewenang
Dalam organisasi dimana perbedaan stasus dan
kekuasaan akan mempengaruhi isi komunikasi.
Spesialis jabatan
Anggota organisasi yang sama akan menggunakan
istilah-istilah, tujuan, tugas, waktu, dan gaya yang sama dalam berkomonikasi.
Pemilikan informasi
Berarti individu memunyai informasi dan
pengetahuan yang khas mengenai tugasnya.
Dari pengamatan yang ada, bentuk-bentuk jaringan
komunikasi dikelompokan ke dalam beberapa bentuk diantaranya bentuk lingkaran,
diagonal, lateral, rantai, huruf Y, dan bintang.
3.
Komunikasi efektif
Komunikasi efektif
yaitu komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude change) pada
orang lain yang bisa terlihat dalam proses komunikasi.
Tujuan dari Komunikasi Efektif sebenarnya adalah memberi kan
kemudahan dalam memahami pesan yang disampaikan antara pemberi informasi dan
penerima informasi sehingga bahasa yang digunakan oleh pemberi informsi lebih
jelas dan lengkap, serta dapat dimengerti dan dipahami dengan baik oleh
penerima informasi, atau komunikan. tujuan lain dari Komunikasi Efektif adalah
agar pengiriman informasi dan umpan balik atau feed back dapat seinbang
sehingga tidak terjadi monoton. Selain itu komunikasi efektif dapat melatih
penggunaan bahasa nonverbal secara baik.
Menurut Mc. Crosky Larson dan Knapp mengatakan bahwa
komunikasi yang efektif dapat dicapai dengan mengusahakan ketepatan (accuracy)
yang paling tinggi derajatnya antara komunikator dan komunikan dalam setiap
komunikasi. Komunikasi yang lebih efektif terjadi apabila komunikator dan
komunikan terdapat persamaan dalam pengertian, sikap dan bahasa. Komunikasi
dapat dikatakan efektif apa bila komunikasi yang dilakukan dimana :
1. Pesan dapat diterima dan dimengerti serta dipahami
sebagaimana yang dimaksud oleh pengirimnya.
2. Pesan yang disampaikan oleh pengirim dapat disetujui oleh
penerima dan ditindaklanjuti dengan perbuatan yang diminati oleh pengirim.
3. Tidak ada hambatan yang berarti untuk melakukan apa yang
seharusnya dilakukan untuk menindaklanjuti pesan yang dikirim.
Dan Lima Pondasi Membangun Komunikasi Efektif antara
lain
· Berusaha
benar2 mengerti orang lain (emphatetic communication)
· Memenuhi
komitmen / janji
· Menjelaskan
harapan
· Meminta
maaf dg tulus ketika membuat kesalahan
· Memperlihatkan
integritas pribadi
4. Implikasi manajerial
Teori Managerial Grid
Teori dikemukakan oleh Robert K. Blake dan Jane S. Mouton yang membedakan dua dimensi dalam kepemimpinan, yaitu “concern for people” dan “concern for production”. Pada dasarnya teorimanagerial grid ini mengenal lima gaya kepemimpinan yang didasarkan atas dua aspek tersebut, yaitu :
Teori dikemukakan oleh Robert K. Blake dan Jane S. Mouton yang membedakan dua dimensi dalam kepemimpinan, yaitu “concern for people” dan “concern for production”. Pada dasarnya teorimanagerial grid ini mengenal lima gaya kepemimpinan yang didasarkan atas dua aspek tersebut, yaitu :
Improvised artinya pemimpin menggunakan usaha yang paling sedikit untuk menyelesaikan tugas tertentu dan hal ini dianggap cukup untuk mempertahankan organisasi.
Country Club artinya kepemimpinann didasarkan kepada hubungan informal antara individu artinya perhatian akan kebutuhan individu dengan persahabatan dan menimbulkan suasana organisasi dan tempo kerja yang nyaman dan ramah.
Team yaitu kepemimpinan yang didasarkan bahwa keberhasilan suatu organisasi tergantung kepada hasil kerja sejumlah individu yang penuh dengan pengabdian dan komitmen. Tekanan untama terletak pada kepemimpinan kelompok yang satu sama lain saling memerlukan. Dasar dari kepemimpinan kelompok ini adalah kepercayaan dan penghargaan.
Task artinya pemimpin memandang efisiensi kerja sebagai factor utama keberhasilan organisasi. Penampilan terletak pada penampilan individu dalam organisasi.
Midle Road artinya kepemimpinan yang menekankan pada tingkat keseimbangan antara tugas dan hubungan manusiawi , dengan kata lain kinerja organisasi yang mencukupi dimungkinkan melalui penyeimbangan kebutuhan untuk bekerja dengan memelihara moral individu pada tingkat yang memuaskan.
Implikasi Terhadap Sistem Komunikasi Organisasi
Dalam teori manajerial grid terdapat dua orientasi yang dijadikan ukuran yaitu berfokus pada manusia dan pada tugas. Hal ini menunjukkan bahwa pentingnya hubungan antar individu dalam menyelesaikan tugas yang diberikan kepada bawahan. Sebagai seorang pemimpin, bertugas memberikan arahan serta bimbingan terhadap bawahannya, sehingga mereka dapat mengerjakan pekerjaannya dengan baik. Implikasi teori ini terhadap system komunikasi organisasi adalah bahwa teori ini memandang pentingnya komunikasi dalam menjalankan kepemimpinan dengan lima gaya yang berbeda dari para pemimpin. Adanya orientasi terhadap dua aspek tersebut menunjukkan bahwa kepemimpinan dalam organisasi harus memperhatikan hubungan antar individu satu dengan lainnya sebagai motivasi dalam mengerjakan tugas. Pemimpin yang baik adalah pemimpin yang mampu terjun diberbagai kalangan baik itu dengan para pimpinan lainnya, maupun dengan bawahan sebagai asset berharga organisasi. Semua ini terjalin apbila pemimpin tersebut memiliki pendekatan perilaku yang baik. Hal ini membutuhkan komunikasi yang efektif.
Menurut Blake dan Mouton, gaya kepemimpinan team merupakan gaya kepemimpinan yang paling disukai. Kepemimpinan gaya ini berdasarkan integrasi dari dua kepentingan yaitu pekerjaan dan manusia. Pada umumnya, kepemimpinan gaya team berasumsi bahwa orang akan menghasilkan sesuatu apabila mereka memperoleh kesempatan untuk melakukan pekerjaan yang berarti. Selain itu, dalam kepemimpinan gaya team terdapat kesepkatan untuk melibatkan anggota organisasi dalam pengambilan keputusan dengan maksud mempergunakan kemampuan mereka untuk memperoleh hasil yang terbaik yang mungkin dapat dicapai.
sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar